Polityka prywatności

1. Administrator i zakres polityki

Administratorem danych jest Michał Bogdał prowadzący działalność gospodarczą pod firmą BBG Michał Bogdał, ul. Gołęszyców 32, 41-608 Świętochłowice, Polska. W sprawach ochrony danych można kontaktować się pod adresem [email protected] lub listownie na podany adres.

Polityka dotyczy strony xhub.systems, formularzy, newslettera i komunikacji opisanej poniżej. Xhub jest na etapie rozwoju; poza stroną i jej funkcjami komunikacyjnymi nie udostępnia jeszcze publicznie docelowych aplikacji ani usług. Polityka nie opisuje przetwarzania w odrębnych środowiskach testowych.

Polityka została sporządzona w języku polskim. Wersja angielska jest automatycznym tłumaczeniem udostępnionym dla wygody odbiorców. W razie rozbieżności wersją rozstrzygającą jest wersja polska, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów i praw osób, których dane dotyczą.

2. Dane i ich źródła

Dane otrzymujemy bezpośrednio od osób kontaktujących się z nami i zapisujących się do newslettera. Dane reprezentanta organizacji możemy otrzymać także od tej organizacji lub uczestnika korespondencji. Zależnie od sprawy są to imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, organizacja i funkcja, informacje o potrzebach, treść korespondencji i załączników oraz złożone oświadczenia.

Przy korzystaniu ze strony i newslettera powstają również dane techniczne, identyfikatory internetowe, informacje o aktywności oraz dowody udzielonych zgód i zamówienia kontaktu, opisane poniżej.

3. Kontakt, marketing i obowiązki prawne

Zapytania i proces handlowy

Dane wykorzystujemy do obsługi zapytania, rozpoznania potrzeb, udzielenia odpowiedzi, przygotowania i omówienia propozycji oraz uzgodnień dotyczących możliwej współpracy. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy podejmujemy działania na żądanie osoby przed zawarciem z nią umowy. W pozostałej korespondencji, w tym z reprezentantem organizacji, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO - uzasadniony interes w obsłudze spraw i komunikacji z zainteresowanymi osobami.

Formularz wymaga uzupełnienia oznaczonych pól, potwierdzenia otrzymania informacji o prywatności oraz zamówienia kontaktu w tej sprawie przez e-mail, telefon i SMS lub MMS. Potwierdzenie informacji nie jest zgodą na przetwarzanie danych ani akceptacją Polityki. Brak wymaganych pól uniemożliwia wysłanie formularza. Można również skontaktować się z nami e-mailem.

Dobrowolny marketing

Odrębna, dobrowolna zgoda marketingowa pozwala wykorzystywać adres e-mail, numer telefonu oraz informacje o zgłoszonych potrzebach do przyszłej komunikacji o własnych produktach i usługach rozwijanych lub oferowanych pod marką Xhub. Obejmuje e-mail, telefon, SMS i MMS, także po zakończeniu obsługi zapytania. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz zgoda na komunikację zgodnie z art. 398 i 400 Prawa komunikacji elektronicznej.

Brak tej zgody lub jej wycofanie nie wpływa na wysłanie ani obsługę zapytania. Nie oznacza ona zapisu do newslettera ani zgody na indywidualne śledzenie wiadomości.

Newsletter zawiera aktualności, treści edukacyjne i informacje marketingowe dotyczące Xhub. Zapis wymaga dwóch osobnych, domyślnie niezaznaczonych zgód: na subskrypcję oraz na indywidualny pomiar i analizę aktywności. Bez obu zgód zapis nie zostanie uruchomiony.

Pomiar obejmuje sygnały otwarcia wiadomości i kliknięcia powiązane z adresem e-mail. Służy ocenie skuteczności, segmentacji odbiorców, rozpoznawaniu zainteresowań, personalizacji treści i częstotliwości oraz automatyzacji komunikacji. Dane te mogą być łączone z danymi o korzystaniu ze strony tylko w zakresie odrębnie udzielonych, właściwych zgód.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a dla komunikacji i technologii pomiarowych również właściwe zgody z art. 398-400 Prawa komunikacji elektronicznej. Każdą zgodę można wycofać oddzielnie. Wycofanie zgody na pomiar kończy pomiar oraz dalszą wysyłkę w przyjętym modelu newslettera. Rezygnacja nie ogranicza dostępu do treści strony ani możliwości kontaktu.

Obowiązki, dowody i roszczenia

Dane potrzebne do realizacji obowiązków z RODO, w tym dokumentowania zgód i obsługi praw osób, przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Dowody zamówienia kontaktu i ustaleń oraz dane potrzebne do wyjaśniania incydentów i ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO - uzasadnionego interesu w ochronie praw i bezpieczeństwie komunikacji.

Dowody oświadczeń obejmują ich treść, wersję, datę, źródło i stan oraz metadane, w tym adres IP i informacje o przeglądarce przy formularzu i newsletterze. Serwerowy dowód wyboru ustawień prywatności strony nie zawiera adresu IP ani informacji o przeglądarce.

4. Strona, cookies i podobne technologie

Dane techniczne, takie jak adres IP, czas i adres żądania, informacje o przeglądarce oraz sygnały weryfikacji antyspamowej, służą wyświetlaniu i zabezpieczaniu strony oraz formularzy. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO - uzasadniony interes w dostępności strony, diagnostyce i ochronie przed nadużyciami. Niezbędne operacje na urządzeniu nie wymagają zgody w zakresie wyjątku z art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej.

Cookies, pamięć lokalna, piksele i podobne mechanizmy pozwalają zapisywać lub odczytywać informacje na urządzeniu. Technologie opcjonalne wykorzystujemy na podstawie zgody z art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 399-400 Prawa komunikacji elektronicznej:

Pomiar: Google Analytics i Umami służą analizie wizyt, zdarzeń, źródeł wejścia, przybliżonej lokalizacji i danych urządzenia oraz ocenie skuteczności treści i kampanii.
Doświadczenie: nagrania sesji i mapy aktywności Umami obejmują kliknięcia, przewijanie, nawigację i stan interfejsu. Swobodnie wpisywana treść pól tekstowych jest maskowana, lecz wybory z list i pól wyboru mogą być widoczne. Funkcja wymaga zgody na Pomiar i Doświadczenie.
Marketing: pomiar konwersji, remarketing i personalizacja reklam wykorzystują identyfikatory internetowe, dane wizyty i segmenty zainteresowań. Funkcja wymaga zgody na Pomiar i Marketing.

Dane otrzymują dostawcy tych narzędzi. W odniesieniu do danych użytkowników z Europejskiego Obszaru Gospodarczego funkcje reklamowe Google obejmują także przetwarzanie przez Google Ireland Limited jako odrębnego administratora, zgodnie z zasadami Google.

Cele opcjonalne można odrzucić lub później wyłączyć przez Ustawienia prywatności w stopce. Brak zgody nie uruchamia tych celów i nie ogranicza dostępu do podstawowej treści ani formularza.

Wybór prywatności, języka i motywu jest zapamiętywany do 365 dni. Cookies Google Analytics działają do 2 lat od ustawienia lub odnowienia podczas kolejnej wizyty, a cookies pomiaru konwersji Google do 90 dni. Cookies personalizacji reklam Google mogą działać do 13 miesięcy w EOG, Szwajcarii i Wielkiej Brytanii oraz do 24 miesięcy w pozostałych krajach; część wygasa wcześniej. Szczegóły opisuje Google. Technologie opcjonalne wykorzystujemy tylko w zakresie zgód; ustawienia przeglądarki mogą skracać ich działanie.

Okres działania cookie nie jest równoznaczny z okresem przechowywania danych na serwerze. Te okresy opisano w punkcie 6.

5. Odbiorcy i przekazywanie danych poza EOG

Zależnie od celu odbiorcami danych mogą być dostawcy hostingu, przechowywania danych, bezpieczeństwa i wsparcia IT; poczty, telefonii, obsługi kontaktów i newslettera; analityki i reklamy; podmioty świadczące pomoc prawną oraz uprawnione organy i inne podmioty otrzymujące dane na podstawie prawa. Dostawcy działają odpowiednio na nasze zlecenie albo jako odrębni administratorzy.

W związku z korzystaniem z usług informatycznych, komunikacyjnych, analitycznych i reklamowych dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, w szczególności do Stanów Zjednoczonych, także w ramach obsługi technicznej. Podstawą przekazania jest właściwa decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, w tym dla objętych nią odbiorców w USA uczestniczących w programie EU-U.S. Data Privacy Framework, albo odpowiednie zabezpieczenia, w szczególności standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską. Informacje o stosowanych zabezpieczeniach i możliwość uzyskania ich kopii zapewnia kontakt: [email protected].

Po przejściu przez odsyłacz do zewnętrznego serwisu przetwarzanie przez jego operatora podlega informacjom o prywatności tego serwisu.

6. Okresy przechowywania

Zapytania i korespondencja: do zakończenia obsługi sprawy, w tym uzgodnionych działań handlowych, albo wcześniejszego skutecznego żądania usunięcia lub sprzeciwu. Po zakończeniu sprawy dalszy marketing wymaga odrębnej zgody.
Marketing i newsletter: dane kontaktowe i informacje o potrzebach do wycofania właściwej zgody, sprzeciwu albo wcześniejszego zakończenia działań objętych zgodą. Dane pomiaru otwarć i kliknięć newslettera do 14 miesięcy od zdarzenia lub wcześniejszego wycofania zgody na pomiar. Niepotwierdzony zapis newsletterowy do 31 dni od zgłoszenia.
Analityka: dane zdarzeń i map aktywności do 14 miesięcy od zdarzenia, a dane profilu analitycznego użytkownika do 14 miesięcy od ostatniej aktywności. W Google Analytics usuwanie danych objętych tym ustawieniem następuje w najbliższym miesięcznym cyklu po upływie okresu. Nie obejmuje to wszystkich raportów zbiorczych; statystyki, które nie pozwalają już zidentyfikować osoby, mogą być przechowywane dłużej.
Nagrania sesji strony: do 30 dni od nagrania.
Grupy remarketingowe naszych kampanii: do 180 dni od ostatniej aktywności kwalifikującej do grupy, nie dłużej niż do wycofania właściwej zgody lub sprzeciwu wobec marketingu.
Ustawienia prywatności i logi: serwerowy dowód decyzji prywatności do 730 dni od jej zapisania; lokalne logi serwera do 7 dni. Okresy zapamiętywania ustawień na urządzeniu opisano w punkcie 4.
Obowiązki, spory i dowody: dane niezbędne do realizacji obowiązku prawnego lub konkretnego roszczenia, w tym potrzebne dowody oświadczeń, przez okres tego obowiązku, do upływu właściwego terminu przedawnienia albo zakończenia postępowania. Dla roszczeń cywilnych są to co do zasady 3 lata w związku z działalnością gospodarczą albo 6 lat w innych przypadkach, z uwzględnieniem przepisów szczególnych oraz zawieszenia lub przerwania biegu terminu. Po rezygnacji z marketingu minimalny rekord blokady kontaktu może pozostać przez czas potrzebny, aby przy dalszych działaniach nie ponowić kontaktu sprzecznego z decyzją osoby.

Po ustaniu celu dane podlegają usunięciu lub nieodwracalnej anonimizacji, z wyjątkiem danych nadal potrzebnych na odrębnej, wskazanej podstawie. Okres maksymalny nie oznacza obowiązku zachowania danych przez cały ten czas, jeżeli ich wcześniejsze usunięcie jest zgodne z prawem.

7. Profilowanie

Na podstawie właściwych zgód możemy automatycznie dobierać komunikację i reklamy do zgłoszonych potrzeb lub dozwolonych danych o aktywności. Skutkiem jest dopasowanie treści, propozycji lub częstotliwości kontaktu. Zgoda marketingowa z formularza nie obejmuje indywidualnego śledzenia otwarć i kliknięć.

Nie podejmujemy wobec użytkowników strony i odbiorców komunikacji decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub podobnie istotne skutki.

8. Prawa osób

Na zasadach RODO przysługują prawa dostępu i kopii danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy.

Można wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego, w tym związanego z nim profilowania, można wnieść w dowolnym czasie bez uzasadnienia.

Zgodę można wycofać w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania:

technologie strony: przez Ustawienia prywatności w stopce;
newsletter i jego pomiar: przez odpowiednie linki w wiadomości lub kontakt z nami;
zgodę marketingową z formularza: odpowiadając na e-mail, informując rozmówcę podczas kontaktu telefonicznego lub pisząc na [email protected]. Wycofanie obejmuje e-mail, telefon i SMS/MMS, bez wpływu na obsługę bieżącej sprawy.

Wnioski można kierować na [email protected] lub adres administratora. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu miesiąca; w przypadkach przewidzianych w RODO termin może zostać przedłużony o dwa miesiące, o czym informujemy w pierwszym miesiącu.

Przysługuje również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, w szczególności w państwie zwykłego pobytu, miejsca pracy lub domniemanego naruszenia. W Polsce jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Podanie danych jest dobrowolne. Brak danych niezbędnych do odpowiedzi lub wykonania zamówionego kontaktu może uniemożliwić obsługę sprawy. Odmowa zgód opcjonalnych nie ogranicza pozostałych funkcji strony, z zastrzeżeniem opisanych warunków zapisu do newslettera.